AVG
Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG
VVRV is net als veel organisaties de afgelopen periode druk bezig geweest om alle processen en procedures compliant te maken aan de regels die in de AVG worden gesteld. We zijn daar vrijwel helemaal mee klaar. VVRV verwerkt persoonsgegevens op basis van twee grondslagen:
- noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst om een examen af te nemen en de uitslag daarvan met persoonsgegevens vast te leggen;
- noodzakelijk voor een taak in het algemeen belang of voor de uitvoering van het openbaar gezag. VVRV is door de Minister van I&W gemandateerd om examens van veiligheidsfuncties in het spoorvervoer af te nemen zoals vastgelegd in de Spoorwegwet en het Besluit Spoorwegpersoneel.
Dat betekent dat onze verwerking legitiem is en dat we de betrokkene daarvoor niet expliciet om toestemming hoeven te vragen.
Werken volgens de regels van de AVG betekent ook dat VVRV geen gegevens vastlegt en verwerkt als dat niet strikt noodzakelijk is. Om die reden stoppen wij per 25 mei 2018 met het vragen om een kopie van een ID bewijs bij een aanvraag voor een examen.
Dat betekent ook dat VVRV niet meer in staat is om vast te stellen of de gegevens op het aanvraagformulier overeen komen/kloppen met de gegevens op het ID bewijs waarmee de kandidaat zich bij het examen zal legitimeren. Daarom vragen we iedereen die examens aanvraagt de ID gegevens van de kandidaten goed te controleren. Zijn de gegevens op de aanvraag niet in overeenstemming met het ID bewijs van de kandidaat, als deze het examen komt afleggen, dan kan de kandidaat niet deelnemen aan het examen.
Ook stoppen we met het vragen naar geslacht, geboorteland, rekeningnummer en naam van de partner van kandidaten en aanvragers.
Gegevens die we daar over hebben vastgelegd in de afgelopen jaren (net als de opgeslagen kopie ID) worden/zijn allemaal verwijderd en vernietigd.
Vraagt een organisatie examens aan voor andere personen, dan vragen wij de organisatie voortaan om te verklaren dat deze personen (betrokkenen) toestemming hebben gegeven voor het gebruiken en doorgeven van hun persoonsgegevens aan VVRV door die organisatie.
Werken volgens de AVG betekent ook dat VVRV haar privacyreglement heeft herzien, en daarin ook alle rechten van betrokkenen heeft opgenomen. U vindt het nieuwe privacyreglement op onze (nieuwe) website.
Heeft u vragen over de AVG in relatie tot VVRV, neem dan contact met ons op.