De theorie-examens kunnen worden afgelegd bij VVRV en -onder bepaalde voorwaarden- ook op andere locaties. Er is altijd een toezichthouder bij een theorie-examen. Praktijk- en simulatie examens worden afgenomen door VVRV erkende examinatoren. Het praktijk of simulatie examen kan worden bezocht door een gecommitteerde; deze beoordeelt het functioneren van de examinator.
Na afloop van het praktijk- of simulatie examen krijgt de aanvrager van de examens de uitslag bij de meeste examens per e-mail meegedeeld. Formeel binnen 14 dagen, maar meestal  binnen enkele dagen, met een toelichting op de reden van een eventuele onvoldoende. De aanvrager informeert de kandidaat over de uitslag.  Bij enkele examens (treindienstleider VB en junior dienstregelingsplanner) wordt de uitslag direct na afloop door de examinator gegeven, met toelichting.
De uitslagen van de theorie-examens worden aan de aanvrager per e-mail verstuurd, formeel binnen 14 dagen, maar in de praktijk vaak eerder: binnen enkele dagen. De aanvrager informeert de kandidaat over de uitslag.